Planification et Budgétisation 2

Ce qu'il faut retenir de la planification / budgétisation

la planification est bonne pour :

• pour permettre l'exploration du projet
  • pour isoler les incertains
  • pour identifier les branches, affecter et paralléliser les tâches
    
• pour donner de la visibilité et maintenir une vision commune du projet
  
• pour permettre une première évaluation des coûts

la planification n'est pas bonne pour

• définir le déroulement réel du travail. On ne peut pas prévoir le déroulement de 6 mois de travail au jour le jour. C'est une limite inhérente.
  

La planification doit donc être maintenue toute les semaines pour garder du sens, et refléter la situation réelle de l'équipe.

Remarques :

• plus le projet est proche de l'expérience et la compétence de l'équipe, plus la planification initiale est fiable.
• Si l'équipe manque d'expérience, ou n'arrive pas à lever les incertains, elle peut opter pour une approche commerciale par niveau de risque :

« Au lieu de vous livrer une évaluation incomplète du au caractère innovant du projet, nous vous proposons de financer une étude de faisabilité qui définira à un coût limité, les conditions du succès du projet »

Retour des étudiants sur le projet de la cohorte précédente

un exemple de post-mortem disponible ici : http://artsinteractifs.com/Archive.zip

Difficultés sur le plan humain:

• Le sentiment d'omnipotence et procrastination : Lorsque les « postes » sont mal définis ou trop « souples », Tout le monde fait tout. Par conséquent, rien n’est fait. Les compétences fonctionnelles sont souvent sur-estimee, et de ce fait, les tâches relatives à ces compétences sont trop souvent faites à la dernière minute ou en dernier lieu.
  • Défi : bâtir sur du solide.
    


• Gestion émotionnelle / gestion de crises : La motivation des personnes peut tenir a tres peu de chose. Sitôt que leur proposition est mise de côté, ils disparaissent ou peuvent produite de l’amertume.
  • Défi : passer de l’envie individuelle au besoin collectif.
    


• Disponibilités : Tout le monde travail beaucoup et les horaires sont souvent difficiles à gérer. Il arrive alors que certains membres d’un groupe soient moins disponibles et de ce fait, se trouvent en retrait.
  • Défi : trouver du temps (min entre 2h et 4h par semaine) où tous les membres de l’équipe sont frais, dispo et pro actif (pas de verbiage autour d’une bière).
  
  
• Réaliser les rapports de progrès hebdomadaires actif avec « preuves à l’appui » (essaies-erreurs-progrès-solutions envisagées, plan d’action et action) est une nécanique efficace assurer la mise à jour de la vision du projet.
  
• Défi : rencontres pro actives avec tous les membres de l’équipe.

Difficultés sur le plan des ressources physiques :

• Lieu : trouver un lieu de travail propice à la concentration et où tous les membres de l’équipe peuvent être actifs. En d’autres termes, un cartier général.
  
• Surprises matérielles : avoir un back up, à portée de mains, de matériaux et de données.
  
• Sous estimer le temps nécessaire pour
  • l'étape d'intégration des différents composants du projet
    
  • effectuer le polissage : passer du prototype à un objet fini.
    
  • s'installer sur le site d'exposition
    
• Travailler avec des matériaux bon marché, de qualité douteuse et qui rompent facilement.
  
• Identifier des ressources matérielles cachées

Exercice de TP : Planification à l'aide d'un logiciel d'une activité triviale

• Logiciel : http://ganttproject.biz/webstart.php


• Tâche : obtention du contexte de travail complet de l'équipe en semaine 6
  • quartier général incluant un radiateur d'information (planning, état courant des tâches, affectations)

Objectif de l'exercice : identifier les tâches non triviales et s'organiser pour les effectuer le plus efficacement possible.

Exemple de tache à prevoir

• obtention du lieu pour le quartier général
  
• déménagement, inventaire, recyclage de matériel qui peut occuper l'espace
  
• gestion des intervenants avec qui partagent l'espace : exemple des maitrises
  
• inventaire des œuvres de références
  
• installation du radiateur d information
  
• connexion Virtools / série
  
• inventaire des ressources de chaque équipe : temps / argent / compétence / électronique acheté
  

Équipes obtenues :

	Equipe 1	Equipe 2	Equipe 3	Equipe 4
Visuel	Mathieu	Marie	Christelle	Ben
Audio	Daryl	Bibi ?	Sam	Yannick
Prog / Elec	François A	Steven	Marc-André	Pat
Conception	Germain	Etienne	Vinh	Charles
Liaison	François B	Thierry	Amandine	Oli
	Maxime

Politique pour les lieux

Lieux disponibles pour QG :

• J-1251
• J-1252
• 3 espaces possibles dans le J-3460 (1 côté le labo photo et 2 du côté lab « électronique », derrière la cloison )
• J-1170 ?*
• Atelier (coupe de matériaux et autres)

* J-1170 dit :

Lieu considéré dangereux et systématiquement bordelique. Il est EXCLU D’EN DONNER L’ACCÈS À TOUTES LES ÉQUIPES.

Solutions envisagées :

• Nommer un responsable, Yannick Charles, et un assistant qui manipuleront les « power tools » et s’assureront de la propreté du lieu.
• Vider le local et en faire un QG
• Jean Lapointe (menuiserie, 2e étage en face du SAV)
• N.B : faire un requête suffisamment d’avance (à vérifier), ce « service » n’est pas gratuit (à vérifier combien $)
• Négociation d’une entente entre étudiants MI et Arts Visuels.

Liste d’équipement : à définir (environ 1 semaine)

Budget alloué par équipe : à venir